Los presentes Términos y Condiciones de Servicio (en adelante, los «Términos») regulan el acceso y la utilización de la plataforma Keeper (en adelante, el «Servicio»), titularidad de Keeper, con domicilio en Valencia, España (en adelante, «Keeper»), cuya identificación completa figura en el Aviso Legal, así como las condiciones de su contratación. El Servicio se dirige a empresas, profesionales y entidades que actúan en el marco de su actividad económica o profesional. Estos Términos se ponen a disposición conforme al artículo 27 de la Ley 34/2002, de 11 de julio, de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico (LSSI-CE).
1. Objeto y aceptación
1.1. Estos Términos tienen por objeto regular la contratación y el uso del Servicio, una plataforma de software como servicio (SaaS) para la gestión de empresas con personal presencial y centros de trabajo, incluyendo control horario, gestión documental, firma electrónica de registros, gestión operativa y funcionalidades complementarias.
1.2. La contratación del Servicio o la creación de una cuenta implica la aceptación plena y sin reservas de estos Términos en su versión vigente en el momento de la contratación. Si la persona que acepta lo hace en nombre de una empresa o entidad, declara contar con poder suficiente para obligarla.
1.3. Estos Términos se complementan con la Política de Privacidad, la Política de Cookies y el Aviso Legal, que forman parte integrante de la relación contractual. En caso de contradicción entre estos Términos y las condiciones particulares que pudieran pactarse por escrito con un Cliente, prevalecerán estas últimas.
2. Definiciones
A efectos de estos Términos, se entenderá por:
- Cliente: la empresa, profesional o entidad que contrata el Servicio y es titular de la cuenta y de la relación de suscripción con Keeper.
- Usuario: toda persona física autorizada por el Cliente para acceder al Servicio (por ejemplo, personal administrativo, responsables de centro o personas empleadas del Cliente que fichan o firman registros).
- Servicio: la plataforma Keeper en su conjunto, incluyendo sus aplicaciones web y móviles, módulos, interfaces y servicios asociados.
- Suscripción: el plan contratado por el Cliente, con su alcance funcional, límites y precio.
- Contenido del Cliente: todos los datos, documentos, registros e información que el Cliente o sus Usuarios introduzcan, generen o traten a través del Servicio, incluidos los datos personales de su personal.
3. Registro, cuenta y credenciales
3.1. El acceso al Servicio requiere la creación de una cuenta. El Cliente es responsable de la veracidad y actualización de los datos facilitados durante el alta.
3.2. El Cliente es responsable de la custodia de las credenciales de acceso de su cuenta y de las de sus Usuarios, así como de toda actividad realizada a través de ellas. El Cliente se compromete a notificar a Keeper sin demora cualquier uso no autorizado o vulneración de seguridad de la que tenga conocimiento.
3.3. El Cliente es responsable de gestionar los permisos y el alcance de acceso de sus Usuarios, así como de dar de baja a aquellos que dejen de estar autorizados.
4. Descripción del Servicio y módulos
4.1. El Servicio se organiza en módulos funcionales, que pueden estar incluidos en el plan contratado o disponibles como funcionalidad adicional:
- Personas: registro de jornada y control horario, gestión de turnos, ausencias y vacaciones. El registro de jornada está diseñado conforme al artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores y al Real Decreto-ley 8/2019, así como a la normativa de registro horario vigente en cada momento.
- Administración: gestión de documentos y certificados, y firma electrónica de registros mediante firma electrónica simple en el sentido del artículo 25.1 del Reglamento (UE) n.º 910/2014 (eIDAS).
- Operaciones: listas de comprobación, aperturas, cierres y gestión operativa de los centros de trabajo.
- Técnico (Keeper Tech): gestión de incidencias y servicio técnico. Este módulo se ofrece actualmente en fase beta y se rige por lo dispuesto en la cláusula 4.3.
4.2. El registro de jornada está diseñado para ser íntegro y trazable mediante encadenamiento criptográfico de eventos (SHA-256), de modo que los registros no se eliminan ni alteran retroactivamente, y resulta exportable a efectos de su puesta a disposición de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social y de la representación legal de las personas trabajadoras. Las funcionalidades de geolocalización asociadas operan en modo aviso y no impiden el fichaje, conforme a los criterios de la Agencia Española de Protección de Datos.
4.3. Funcionalidades en fase beta. Las funcionalidades identificadas como «beta», «próximamente» o en fase de prueba se ofrecen «tal cual», pueden presentar incidencias o limitaciones, y su disponibilidad, alcance y condiciones pueden modificarse o suspenderse. Keeper no garantiza un nivel de servicio determinado respecto de dichas funcionalidades, sin perjuicio de la diligencia razonable en su prestación.
4.4. Keeper podrá introducir mejoras, nuevas funcionalidades o modificaciones en el Servicio. Cuando una modificación suponga una reducción sustancial y permanente de funcionalidades esenciales del plan contratado, se estará a lo previsto en la cláusula 13.
5. Planes, precios e impuestos, facturación y pagos
5.1. Los planes, sus límites y sus precios son los publicados en keeper.land/#pricing o los pactados en condiciones particulares. La contratación no conlleva coste de alta.
5.2. Los precios publicados se expresan sin incluir impuestos. A las cantidades facturadas se añadirá el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) o el impuesto indirecto que resulte aplicable conforme a la normativa vigente y a la condición fiscal del Cliente.
5.3. Salvo pacto en contrario, la Suscripción se factura de forma periódica anticipada (mensual o anual, según el plan elegido). El Cliente autoriza el cargo del importe correspondiente por el medio de pago facilitado, en cada periodo de renovación.
5.4. La falta de pago en plazo podrá dar lugar a la suspensión del acceso al Servicio, previo aviso, sin perjuicio del derecho de Keeper a reclamar las cantidades adeudadas. La suspensión por impago no supone la pérdida del derecho del Cliente a recuperar el Contenido del Cliente conforme a la cláusula 6.
5.5. Keeper podrá revisar los precios. Cualquier modificación de precio aplicable a una Suscripción en vigor se comunicará con antelación razonable y surtirá efectos a partir del siguiente periodo de renovación; el Cliente podrá darse de baja antes de dicha renovación si no acepta el nuevo precio, conforme a la cláusula 6.
6. Duración, renovación y baja
6.1. La Suscripción no exige permanencia mínima. Se contrata por periodos sucesivos y se renueva automáticamente al inicio de cada nuevo periodo, salvo baja del Cliente.
6.2. El Cliente puede solicitar la baja en cualquier momento. La baja surte efecto al término del periodo en curso ya facturado, sin generar penalización. No se reembolsan los importes correspondientes a periodos ya iniciados, salvo disposición legal imperativa o pacto en contrario.
6.3. Portabilidad y recuperación de datos. Durante la vigencia de la Suscripción y durante un periodo razonable tras su finalización, el Cliente podrá exportar el Contenido del Cliente en un formato de uso común. Transcurrido dicho periodo, Keeper procederá a la supresión o anonimización del Contenido del Cliente conforme a su política de retención y a la normativa de protección de datos, salvo los datos que deban conservarse por obligación legal.
7. Disponibilidad del Servicio
7.1. Keeper pone los medios técnicos y organizativos razonables para procurar la disponibilidad continuada del Servicio, pero no garantiza que el acceso sea ininterrumpido o esté libre de errores.
7.2. El Servicio puede verse afectado por ventanas de mantenimiento programado, que se procurará realizar en franjas de menor impacto y, cuando sea relevante, con aviso previo. Asimismo, podrá verse afectado por incidencias o causas ajenas al control razonable de Keeper, incluidos fallos de proveedores de infraestructura, telecomunicaciones o supuestos de fuerza mayor.
7.3. Los niveles de servicio específicos (SLA), cuando se ofrezcan, se pactarán en condiciones particulares con el Cliente correspondiente.
8. Obligaciones del Cliente y usos prohibidos
8.1. El Cliente se compromete a utilizar el Servicio conforme a la ley, a estos Términos, a la buena fe y a la finalidad para la que está previsto, y a no destinarlo a fines ilícitos o lesivos para terceros.
8.2. En particular, el Cliente y sus Usuarios se abstendrán de:
- Acceder o intentar acceder a cuentas, datos o áreas del Servicio para los que no estén autorizados.
- Introducir software malicioso o realizar acciones que comprometan la seguridad, integridad o disponibilidad del Servicio.
- Realizar ingeniería inversa, descompilar o tratar de extraer el código fuente del Servicio, salvo en la medida permitida imperativamente por la ley.
- Utilizar el Servicio para tratar datos sin la base jurídica adecuada o sin haber informado a las personas afectadas conforme a la normativa de protección de datos.
- Sobrecargar la infraestructura, realizar accesos automatizados no autorizados o revender el Servicio sin autorización de Keeper.
8.3. El Cliente es el único responsable del Contenido del Cliente y de su licitud, así como del cumplimiento de las obligaciones laborales, fiscales y de protección de datos que le correspondan como empleador y como responsable del tratamiento respecto de su personal.
9. Propiedad intelectual e industrial y licencia de uso
9.1. El Servicio, su software, su diseño, su documentación, las marcas y signos distintivos de Keeper y demás elementos asociados son titularidad de Keeper o de sus licenciantes, y están protegidos por la normativa de propiedad intelectual e industrial. Estos Términos no transmiten al Cliente ningún derecho de propiedad sobre el Servicio.
9.2. Keeper concede al Cliente, durante la vigencia de la Suscripción, una licencia no exclusiva, intransferible y no sublicenciable de uso del Servicio, limitada a las finalidades previstas en estos Términos y al alcance del plan contratado.
9.3. Contenido del Cliente. El Contenido del Cliente es y seguirá siendo titularidad del Cliente. El Cliente concede a Keeper una licencia limitada para alojar, procesar y tratar dicho contenido únicamente en la medida necesaria para prestar el Servicio y conforme a las instrucciones del Cliente.
9.4. Keeper podrá utilizar datos agregados y anonimizados, sin posibilidad de reidentificación, para fines estadísticos y de mejora del Servicio.
9.5. Contenido aportado y retirada. El Cliente y sus Usuarios garantizan que ostentan la titularidad o las licencias y autorizaciones necesarias sobre todo el Contenido del Cliente que introduzcan en el Servicio, y que dicho contenido no infringe derechos de propiedad intelectual o industrial, derechos de imagen ni cualesquiera otros derechos de terceros, ni resulta de cualquier otro modo ilícito. Keeper presta un servicio de alojamiento de datos por cuenta del Cliente en el sentido del artículo 6 del Reglamento (UE) 2022/2065 (Reglamento de Servicios Digitales) y del artículo 16 de la Ley 34/2002 (LSSI-CE), y no asume una obligación general de supervisión del Contenido del Cliente. Cuando Keeper tenga conocimiento efectivo de que un contenido es ilícito o lesiona derechos de tercero, podrá retirarlo o bloquear el acceso al mismo con diligencia, informando al Cliente cuando sea posible. Cualquier persona puede notificar contenidos presuntamente ilícitos a abuse@keeper.land, indicando su localización y los motivos. El Cliente mantendrá indemne a Keeper frente a cualquier reclamación de tercero derivada del Contenido del Cliente.
10. Protección de datos
10.1. En el marco del Servicio, Keeper trata datos personales del personal y de terceros del Cliente por cuenta de este. A tal efecto, el Cliente actúa como responsable del tratamiento y Keeper como encargado del tratamiento, en los términos del artículo 28 del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD).
10.2. Las condiciones del tratamiento por cuenta del Cliente (objeto, duración, naturaleza, finalidad, categorías de datos e interesados, obligaciones de seguridad, sub-encargados y régimen de devolución o supresión) se regulan en el correspondiente Acuerdo de Tratamiento de Datos (DPA), que se pone a disposición del Cliente y forma parte de la relación contractual.
10.3. El tratamiento de datos personales de los que Keeper es responsable (por ejemplo, datos de contacto del Cliente o de personas usuarias del sitio web) se rige por la Política de Privacidad. El uso de cookies y tecnologías similares se rige por la Política de Cookies. Estos Términos no sustituyen ni reproducen dichas políticas, que deben consultarse de forma independiente.
10.4. Los datos personales se alojan en infraestructura situada en la Unión Europea, con cifrado en tránsito y en reposo y aislamiento entre clientes, conforme a las medidas técnicas y organizativas descritas en la Política de Privacidad y en el DPA.
11. Confidencialidad
11.1. Cada parte se compromete a mantener la confidencialidad de la información no pública a la que acceda con ocasión de la relación contractual, a utilizarla únicamente para la ejecución del contrato y a no divulgarla a terceros sin autorización, salvo obligación legal.
11.2. Esta obligación no alcanza a la información que sea o pase a ser de dominio público sin incumplimiento de la parte receptora, ya conocida lícitamente antes de su comunicación, o desarrollada de forma independiente.
11.3. El deber de confidencialidad subsistirá durante la vigencia del contrato y durante un periodo razonable tras su finalización, conforme a la naturaleza de la información.
12. Responsabilidad y limitación de responsabilidad
12.1. Keeper responde de los daños directos efectivamente causados al Cliente por incumplimiento imputable de sus obligaciones bajo estos Términos, con la diligencia exigible a un prestador profesional.
12.2. En la medida máxima permitida por la ley, Keeper no responderá del lucro cesante, la pérdida de oportunidades de negocio, ni de los daños indirectos o consecuenciales. Asimismo, en la medida permitida por la ley, la responsabilidad acumulada de Keeper frente al Cliente derivada de la relación contractual quedará limitada al importe efectivamente abonado por el Cliente por el Servicio durante los doce (12) meses anteriores al hecho que origine la responsabilidad.
12.3. Las limitaciones anteriores no resultarán de aplicación en los supuestos en que la ley no permita su exclusión o limitación, en particular en caso de dolo, culpa grave o daños a las personas.
12.4. El Cliente mantendrá indemne a Keeper frente a reclamaciones de terceros derivadas de un uso del Servicio contrario a estos Términos o a la ley, o del incumplimiento de las obligaciones que como responsable del tratamiento o como empleador le correspondan.
13. Modificaciones de los Términos y del Servicio
13.1. Keeper podrá modificar estos Términos para adaptarlos a cambios legislativos, de criterio de las autoridades, técnicos o de negocio. Las modificaciones se publicarán en esta página con su correspondiente fecha de actualización.
13.2. Cuando una modificación afecte de forma sustancial a los derechos u obligaciones del Cliente, se comunicará con antelación razonable. Si el Cliente no aceptara la modificación, podrá darse de baja conforme a la cláusula 6 antes de su entrada en vigor; el uso continuado del Servicio tras la entrada en vigor implicará su aceptación.
14. Resolución del contrato
14.1. Cualquiera de las partes podrá resolver la relación contractual en caso de incumplimiento grave de la otra parte que, siendo subsanable, no se subsane en un plazo razonable tras requerimiento.
14.2. Keeper podrá suspender o resolver el acceso al Servicio en caso de uso que infrinja gravemente la cláusula 8, que comprometa la seguridad del Servicio o de terceros, o que resulte ilícito, procurando un aviso previo cuando sea posible.
14.3. La resolución no exime al Cliente del pago de las cantidades devengadas hasta la fecha de efectos. Tras la resolución, se aplicará lo previsto en la cláusula 6.3 respecto de la recuperación y supresión del Contenido del Cliente.
15. Ley aplicable y jurisdicción
15.1. Estos Términos se rigen por la legislación española.
15.2. Para la resolución de cualquier controversia derivada de la interpretación o ejecución de estos Términos, las partes, en su condición de empresarios o profesionales, se someten con renuncia a cualquier otro fuero a los Juzgados y Tribunales de Valencia.
15.3. Lo anterior se entiende sin perjuicio de los derechos que la normativa imperativa reconozca, en su caso, a quienes contraten en condición de persona consumidora o usuaria, a quienes serán de aplicación el fuero y las garantías que legalmente les correspondan.
16. Contacto
Para cualquier consulta relativa a estos Términos o a la contratación del Servicio, puede dirigirse a Keeper a través de hola@keeper.land. Para cuestiones relativas al tratamiento de datos personales, puede contactar con el Delegado de Protección de Datos en dpo@keeper.land.